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会计档案的整理立卷
发布时间:2011-12-07  浏览次数:10946 次  
    从下面几个方面来说明会计档案的整理立卷应该注意的工作:

  1.会计凭证

  将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表,按照编号顺序,去掉金属物,选取适当厚度(一般不超过2厘米)为一册,加上封面封底,装订成册。

  装订时,以上边和左边整齐为准,右边和下边要求折叠整齐,用棉线在左上角装订,并用纸包封装订角,由会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章。

  一册为一卷。会计凭证案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、年度、月份,本月共几册、本册是第几册,记账凭证的起讫编号、张数,保管期限,档号,并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。

  对于数量过多的原始凭证,如收、发料单等,可以按上述要求单独装订成册,加上封面封底,并在封面注明记账凭证日期、编号,存放在其他类会计档案中,同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。

  2.会计账簿

  会计账簿的整理立卷比较简单,这是由于会计账簿在形成时,一般都有固定的格式和明确的分类,所以在年终结账、决算后稍加整理,一本账簿就可以成为一个案卷。

  (1)整理立卷时应当注意以下几点:

  按照账簿的种类按年分别立卷,一本为一卷。

  ①订本账中的空白页不能拆账去掉,应保持账簿本身的完整性。

  ②活页账可以拆账,会计人员将账中的空白账去掉后可重新组织,并应当在账页的右上角编上页码,加上账簿分面,如封底,用脱脂线绳装订成册;有的活页账账页较少,可将科目内容相近的账页按类别排列编号,合并装订成册---年终结账后装订成册。

  ③会计账簿案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号,并由会计机构负责人、立卷人签名或盖章。

  ④跨年度使用的固定资产账簿,应在使用完的那一个年度立卷。

  (2)具体要求:各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他需整理、立卷。

  ①会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账页是否齐全,是否按顺序排列。

  ②会计账簿装订顺序:

  ·会计账簿装订封面;

  ·账簿启用表;

  ·账户目录;

  ·按本账簿页数项顺序装订账页;

  ·会计账簿装订封底。

  ③活页账簿去空白页后,将本账页数项填写齐全,撤账夹,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

  ④装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角、掉页现象。

  ⑤会计账簿的封口处,应加盖装订印章。

  ⑥装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

  ⑦会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。

  3.财务报告

  月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷,一本为一卷。

  决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订,卷内须逐页顺序编写页码。

  财务报告案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号,并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。

  ①会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册。

  ②会计报表应整理平整,防止折角。

  ③会计报表在装订前,应按编报目录核对是否齐全。

  ④会计报表的装订顺序是:

  ·会计报表封面;

  ·会计报表编制说明;

  ·各种会计报表按会计报表的编号顺序排列;

  ·会计报表封底。

  4.其他类会计档案的整理立卷。

  各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对,并分别进行整理立卷。会计移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册应单独装订立卷,单独编制卷号。

  会计档案案卷后应附备考表。卷内若有需要说明的情况和问题,可在备考表上说明。

  各单位应将整理立卷的会计档案分别装入卷盒(视其厚度,一个盒子可装一卷或数卷),卷盒形式要统一、整齐、美观。

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