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内部审计工作的认识、思路与策略
发布时间:2011-04-26  浏览次数:2233 次  
    从财务转外审,又转内审。几年来,感觉差异还是蛮大的,目的不同,角度不同,手段不同,层面不同。闲来无事,聊作总结,理论用以指导实践。始终认为,认识到位了,工作才能到位;思想上来了,工作才能上台阶。正文如下,供交流探讨:

  完成一个审计项目很简单,但是如果每做完一个就过去了,昏昏噩噩日复一日,不去主动思考不动脑筋去想,就不是合格的审计人员。在所负责的审计项目这一亩三分地上,要学会精耕细作,通过分析、总结和改进,深化认识、提高水平、增强技能,目的是能把仗打的漂亮,把项目做得圆满。结合审计工作中的实际情况,总结了一些体会和心得:

  一、审计人员应有的思想认识我们是战斗在一线的指战员,既要对战略上有所了解,又要在战役上掌控局面,还要在战术上讲究策略。面对复杂的局面,思想认识必须且始终应是第一位的,因此首先要从思想深处明确以下几个问题:

  (一)我们审计的目的是什么?

  1、用发展的眼光来理解审计目的。

  国际上对于内部审计终极目的的最新定义为“内审是独立、客观的鉴证和咨询服务,目的在于增加价值并改进组织经营”,所谓增加价值改进经营就是帮助达到目标的意思。我们的内部审计目的与之是一致的,我们审计的目的是促进整改,服务管理,以体现审计的价值。我们应清醒的认识到,这是总体的、长期应坚持的目标。但是,正如毛主席所说的“在不同的阶段、不同的环境下,我们的利益要求可能是变化不同的,即使总体的、长期的目标是不变的,但要达到这长期目标要经历的众多分目标是不断变化的”。如在要求我们充分发挥震慑作用的阶段,在充分发挥帮扶作用的阶段,不同的阶段我们的审计重点、对象、策略都是不同的。每个阶段我们的分目标是不同的,依据分目标的不同,我们的审计重点和策略都是有所区别的,这就是审计方案制定的形势依据,我们应有所了解。

  2、用辩证的眼光来理解审计目的。

  震慑作用与帮扶作用,是我们审计的两个基本作用,这两个作用在任何一个审计项目中都是既对立又统一存在着的,因此我们也要全面的,不能片面的看问题。震慑也好、帮扶也好,无非是通过一反一正两个方面,其最终目的都是要服务管理,体现出审计的价值。在目前的阶段,我们公司还是以发挥审计的震慑作用为主,但从长远来看,我们也要学会用好、用活这两个作用,如何用好用活?就要正确区分主次矛盾,把握好主流与支流的关系,具体问题具体分析:

  ①就单个被审计单位来说,既存在问题的一面,也存在好的一面。当问题的一面较多的时候,问题是主流是重点,则审计的震慑作用就变成了主要方面;当好的一面较多的时候,好的方面是主流是重点,那就要多发挥审计的帮扶作用,要学会抓主要矛盾,顺应主流。但始终要牢记,对问题要发现的到位,揭露的到位,对好的方面进行帮扶也要帮扶的到位,不能为了应付,草草的弄几句不痛不痒的好听话,这样的东西体现在报告里,还不如不写的好,写进去人家一看,反映的问题这么深刻这么到位,而好的方面却草草糊弄几句,稍有想法的人就会觉得我们的态度不端正,始终盯着问题看,不看好的方面。但凡能够在一定层面的人,都有相当的思想和认识,为什么一去审计人家就抵触的比较激烈呢?归根结底要从我们自己身上找原因,是不是在客观公正的方面我们做的还不到位。因此凡事要么不做,要做就做到位,挠痒痒要挠到人家真正痒的地方。有了上述认识,才能把心态放平,把报告写的客观公正,才能让人心服口服。

  ②就多个被审计单位来说,既有管理极差的,也有管理较好的,但没有一个被审计单位是差到没有可取之处,也没有一个被审计单位是好到无可挑剔的地步。我们始终要理解这个世界上没有绝对的概念。事实求是的考虑,一个房子破的不能再修补了,那么去补就不如拆,要拆就要拆到底,只有拆的到位拆的干净,才能建的漂亮建的更好,针对这种类型的被审计单位,我们就要把审计的震慑作用发挥到极致,树成反面的典型,以儆效尤。如果这个房子建的比较好或者有些典型的好的地方,即使仍有很多不完善之处,我们仍要帮助修补以期把房子建的漂亮,帮助总结推广经验,把审计的帮扶作用发挥到极致,树成正面的典型,当做榜样。树典型的意义不在典型本身,而在于推广这个典型所产生的影响。正面的典型和反面的典型都有一个强烈的效果,就是把大多数不好不坏、不上不下的中间分子,推向好的一面发展,做到了这个效果,就达到了审计服务管理、体现价值的目的。

  ③对于大多数处于中间状态的被审计单位,我们就要把握好震慑作用与帮扶作用的度,依据实事求是的原则把握,既不能一味的无视问题为了团结失了原则,去帮助作假帮助粉饰太平,要懂得帮扶始终是建立在发现问题揭露问题的基础上的,忽略了基础片面强调帮扶,就是极端错误的做法;我们也不能吹毛求疵、没有问题硬要反映问题或没有大的问题却非要放大人家的问题,显得我们的工作有业绩、很好看,这样做最容易激发矛盾造成不好的影响,不但给自己的工作人为的造成阻力,也违背客观公正的原则,偏离了审计的目的。

  (二)我们用何种手段达成审计目的?

  看出病来不是目的,看出病来用药治也不是目的,把病看好了才是目的。发现问题,揭露问题是审计的基本职能,是基础;查错纠偏,查处违规违纪是达到审计目的手段之一,是过程,并不是审计目的,我们必须要通过这个过程用这个手段才能达成目的。

  对于审计人员来说,发现问题,揭露问题是专业水平,是基础;把问题揭露出来了,接下来对问题进行确认,是个人能力,是关键。无论是发现问题、揭露问题还是确认问题,都是我们赖以吃饭的本钱,我们就靠这个在公司立足,所以在每一个审计项目中,我们都要干的漂亮干的精彩,要发挥到极致,既让组员心服口服,也让被审计单位心服口服,才能树立起我们的威信,稳固我们的地位,万丈高楼平地起,基础就是保障,我们要为下一步的发展打下扎实的基础。

  但是我们总会发现确实有管理较好,问题较少的被审计单位。针对这样的被审计单位,我们要看到人家好的方面典型的东西,帮助总结分析,同时把握好公司的总体形势,做到应时而动,适时的帮助推广,推广的经验要具体,要有可操作性,要以“学有目标、赶有方向、比有榜样”为准则,帮助树立旗帜,旗帜树立起来了,比、学、赶、超的氛围就有了,我们的目的就实现了。因此帮助树立典型也是一个达到审计目的的手段之一。

  目前在公司所处的阶段来说,客观上决定了我们仍以查错纠偏,查处违规违纪为主要手段,以帮助总结推广经验为辅助手段。审计人员要充分理解正确看待达到审计目的的两种手段。

  (三)我们的审计对象是谁?

  审计部门是公司的职能部门之一,审计单位与被审计单位执行的是同一套制度,是“各负其责,同为其主”。被审计单位对我们的评价,也是对我们业绩考核的指标之一。我们是同事关系,在具体审计项目的实施上也需要对方的支持和配合,所以我们之间的矛盾不是“敌我矛盾”,是“人民内部矛盾”,要正确处理这个矛盾关系。

  对于不同的性质应采取不同的方式去解决。对于故意弄虚作假并由此给公司造成损失及负面影响的,对大是大非的问题,我们要站在维护和捍卫公司制度的立场上去斗争,这种斗争要有原则有艺术;对非故意的、一般性违规的,要用说服教育的方式,站在帮扶和服务销售的立场上去团结,这种团结要有批评有教育,可以本着“团结-批评-团结”的原则处理,即“从团结的愿望出发,经过批评使矛盾得到解决,从而在新的基础上达到新的团结”。对错误的思想开展批评,应对事不对人,对事要讲原则、讲真理,要寸土必争,要实事求是;对人要灵活把握,要具体问题具体分析,以双方都能接受的方式进行有效的沟通,达到目的即可,要让对方理解,发现他的问题并不是我们的目的,我们是通过发现问题来对症下药,目的是看好病而不是将他一棍子打死。

  综上,只有正确、深刻的理解和把握了审计目的、审计手段和审计对象的概念,才能把心态放平,做到既不激进,也不消极,才能在具体的审计工作中收放自如,张弛有度。

  二、审计工作的基本思路

  (一)审计计划与安排这个阶段,是审前准备阶段,凡事预则立不预则废,要想取得战役的胜利,必须要有充分的准备。这个准备包括思想准备、资料准备和行程准备。

  1、思想准备:针对本次审计方案规定的项目具体要求、本次审计的制度依据进行讨论,对于仍不明确的事项及时向上级领导请示,寻求帮助和解决。

  2、资料准备:合理安排、准备相关审计资料,如审计通知书的撰写和发出、审计计划书的拟定、审计底稿的打印准备、需要提前分析的被审计单位数据等。

  3、行程准备:根据方案,计划出发时间,预订机票、车票,根据被审计单位的地理位置合理选择、预订入住酒店,安排妥当后应将信息告知全部组员;要在到达后酒店后,及时告知主管上级审计组已顺利抵达,并与被审计单位提前打招呼,可以电话沟通,可以见面交流,也可以一起用餐。

  以上各项准备,要在出发前召集组员集体讨论,可以不拘泥于形式,但必须达到统一思想、统一认识、统一安排、统一行动。

  (二)审计方案执行这个阶段,是战役战术的执行阶段,总体上要把握几个原则:

  1、发现问题、揭露问题要准要狠。

  ①谋而后动。不要到急于到处乱抓没了章法,凡事谋而后动,考虑周全再出手,出手就要有效果。

  ②攻心为上。上兵伐谋,其下攻城。我们要首先分析把握不同层级被审对象的心理,充分利用审计宣传的有力武器,进行有效的心理攻势,化兵戈于无形,屈对手而非战。这样做即使无法立见成效,也能够把对方的紧张和抵触心理减到最小,有利于后续审计工作的开展。能够做到心中有剑手中无剑,眼中有剑口中无剑,是审计战术的最高境界。

  ③集中优势击其弱点。要抓住最容易确认的问题、最好突破的环节、最有把握拿下的人,有问题的地方最好集中力量,分兵出击不是上策,集中优势各个击破才是最有效的方式。

  ④乘胜追击。前几轮攻势要猛,一鼓作气拿下来,手里有东西,腰杆才能硬的起来,只有形成绝对的优势,才能化解对方的对抗心理,对方才能寻求合作与妥协。不能觉得发现了点问题就有交代了,就可以不再用心用力查下去了,占了优势就停止了进攻,就好像龟兔赛跑里面的兔子,最终还是要失败的。因此,要“将胜利进行到底”。

  ⑤文武之道。“宜将剩勇追穷寇”,要追到什么程度?应追到审计方案要求的范围为止,不能超越方案范围半步。须知“真理再前进一步就是谬误”,文武之道还是要讲究一张一弛的,弓弦拉的太满容易断。

  充分运用好各种战术原则打一场漂亮的歼灭战,是取得战役胜利,圆满完成任务的基本前提。

  2、确认问题要稳妥。

  ①透过现象看本质。要严格依据制度、政策规定,做到依据事实坚守原则、寸土必争,对于把握不准、拿捏不定、无制度依据的问题应逐级请示,待明确答复后再行确认,不要急于确认引起争议但道理却摆不上台面。对任何问题都要具体问题具体分析,要透过现象看本质,抓住纷繁复杂的表象下面的本质进行确认。

  ②对症下药。不得遗漏审计程序,尤其是涉及舞弊问题,要吃透被审对象的心理,形成针对不同情况的有效证据链,审计组长要根据其本人对被审单位掌控的程度,确定审计证据链是否应再行细化补充,任何审计证据要逻辑严密,拿得到台面,讲得出道理。

  3、考虑问题要周全。

  ①审计人员要把握风险。我们所面临的主要风险是指具体审计实施过程中的任何不当行为(包括事实确认不清、处罚界定不准、行为语言失当等)引起的投诉、诬告等任何有损于我们部门和个人形象的负面影响。因此在整个审计过程中,尤其要注意行为、语言、态度,讲话要得体、行为举止要有分寸,严格遵守内部审计纪律规定,切不能失了分寸,授人以柄,被人所制。

  ②坚持原则性与灵活性的统一。在对违规违纪事实的确认上要事实求是、具体问题具体分析。在与对方打交道上要有一定的灵活性,做到原则性与灵活性的统一,用毛主席的话说“我们的原则性必须是坚定的,我们也要有为了实现原则性的一切许可的和必要的灵活性”。但对于灵活性的把握要谨慎,要懂得策略越灵活,越要坚守原则这个道理。在没有意识到原则性是灵活性的基础之前,在没有深刻理解原则性是本质灵活性是形式之前,不得滥用灵活性原则。

  只有正确把握了原则性与灵活性的关系,才能在实际工作中做到“有理有节、有谦有让、有争有夺”,达到刚柔并济的境界。

  4、重要问题要请示。

  ①提问题自己要先有答案。审计人员应严格遵守层级管理的观念,遇到特殊、异常、重大问题一定要提前请示,最好请示前想一想,有自己的思路和处理建议,再根据请示的结果分析自己的思路和建议中存在的问题,不断改进和提高。

  ②执行始终是第一位的。审计人员要始终牢记执行是第一位的,在执行的问题上不能有狭隘的对错、是非观念,在把握灵活性的原则上要在自己的岗位职责范围内,超出范围或有不明问题一定要提前请示,必须经上级批准后再执行,如果未经批准或来不及得到批准,那就必须按照原定方案执行。

  (三)审计报告的撰写审计报告的撰写,是审计成果的集中展示,应始终贯穿着营销的理念,把审计报告当做最终产品来看:

  1、要重视质量。基本上审计报告是由组员撰写、或者组长撰写、或者组员和组长分项撰写并整合而成三种类型。不管审计人员负责报告哪个项目的撰写,在草稿完成后都应至少在不同时间检查至少2-3遍,应确保第一没有错字,第二逻辑正确,第三语言通顺简练,第四格式无误。每次上报的审计报告应作为成品出厂,报上去就贴上了我们自己的标签,产品质量出了问题就是自己的问题,总出问题,牌子就砸了,产品砸了牌子,就离倒闭不远了。

  2、要重视创新。质量有了保障,不代表销路就好,要里子面子双管齐下,内外兼修。要在内容上下功夫,要有让人耳目一新的东西,比如照片,既然要放,就要给展示到位,要清晰、明确、有代表性,形象包装也是要用心的。

  (四)审计宣传与交流

  要达到审计目的,首要的是重视思想工作。有效的宣传从来是很厉害的工具,要把有效的政策宣传作为武器,通过最广泛最深入的宣传来联合并团结绝大多数人。在公司里,被认可才是价值的体现。只有坚持最广泛最深入的审计宣传,才能得到最广大的认同、支持和配合,才能更好的体现审计的价值。审计宣传应始终贯穿于整个审计流程中,主要形式包括参加会议、与被审计人员共同核实问题、审计报告交流、审计报告发送、要求被审计单位学习审计报告并上墙公布。一般应把握以下原则:

  1、对于管理层面应侧重于沟通,对于执行层面应侧重于宣贯。

  2、参加会议并宣讲政策、交代来意。最好按照审计方案要求,事先打好稿子,并精心修改准备,反复练习2-3次,这样下来会有更好的效果。讲话要讲什么内容?可以围绕审计方案的大纲,但不能太机械,总体上要把握我们的目的是什么,讲话就要围绕着目的进行。比如我们来做什么,我们要怎么做,我们做事的原则、依据是什么,我们的要求是什么等等。

  3、审计报告交流视报告内容,灵活的与被审计单位各个层面进行交流,可以集中全体人员交流,可以仅与管理层交流,也可以进行个别交流。如果采取集中全体交流的方式,应事先召集核心人员开会确定主旨,再由核心人员分头传达会议思想,最后在统一思想统一认识的基础上召开全体人员会议,这样做既避免在召开全体会议的时候出现分歧和争议,导致会议无法进行,又能通过多次宣讲达到进一步强化理念,提高认识的目的。

  (五)审计底稿及档案资料的管理

  审计底稿是审计结果形成的书面记录。之所以要非常重视审计底稿,是因为它完整体现了我们的审计思路,明确写明了被审计单位的问题及对违规违纪事实的确认结果,是日后应对法律诉讼,防范审计风险,评价审计项目质量的重要依据。审计底稿就是最重要的证据,因此我们要在审计实施过程中认真、细致的填写审计底稿,要体现出审计思维逻辑的严谨性,要在小小的一张纸上规避绝大多数风险,确认所有违规违纪问题。审计底稿要争取一次性确认到位,问题考虑要周到,不要想到一个问题去补充再想到一个问题再去补充,做到这个程度就很失败了。一个审计项目结束后应及时进行底稿整理、归档,整理、归档的过程也是一个梳理学习提高的过程,要把它当成是自己的东西,要爱惜,要用心,归档要归的有顺序,摆放要放的整齐便于查找。对于什么资料需要什么资料不需要归入档案,要进行筛选判断:

  1、凡是涉及到违规违纪事实确认的底稿要保存;

  2、凡是涉及到报告表述直接依据的底稿要保存;

  3、凡是可能涉及到被审单位申诉、投诉及法律诉讼等风险的底稿要保存;

  4、凡是涉及到审计流程的直接底稿要保存;

  5、一些仅体现审计痕迹,又不能直接证明违规违纪问题,相关单位又不需要的底稿应剔除。

  三、对审计人员的总体要求

  审计人员应“谦虚、谨慎、戒骄、戒躁”。在日常的事务处理上,要注意几点:

  1、有大局观,但要注意细节。凡事从大处着眼,从小处着手。

  2、坚持原则性和灵活性的统一。

  3、精通业务知识,掌握职场规则,了解公司政治,懂得人情世故。

  4、勇于承担责任,积极向上,审计组长应以为部门培养业务骨干为己任。

  5、集体利益始终放在第一位。

  6、审计报告初稿修改少,初稿就应达到成品的标准。

  7、审计结果交流反馈要素明确、齐全、清晰,气氛和谐。

  8、负责的项目被审计单位无申诉、无争议、无反映问题,口碑佳。

  9、执行力高,组织纪律性强,能查大案要案、敢打能打硬仗。

  10、每个季度应提出至少一个审计建议,每半年能上报一个高质量的审计建议。

  做到了以上几点,无论我们现在处在哪个位置,无论我们将来走到哪个公司,进入什么行业,我们都会有更大的发展空间。

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